20 viktiga saker att tänka på när du hyr kontor

I denna guide kommer vi därför att utforska de viktigaste punkterna att överväga när man ska välja kontor. Från varumärkesimage och hållbarhet till säkerhet och bekvämligheter, ger vi insikter i vad som behövs för att fatta ett informerat beslut som gynnar både företaget och dess medarbetarna.

För anställda och medarbetare

Vad behöver ni och vad vill medarbetarna ha? Hur vill de jobba? Vilka faciliteter vill de ha? Vilka är anställda idag och vilka kommer vara anställda i morgon? Att genomföra medarbetarundersökningar och intervjuer är en väg att nå förståelse för hur de arbetar på kontoret och vilka behov som finns idag och i framtiden.

Läge och tillgänglighet

Säkerställ att kontoret är lättillgängligt för anställda, kunder och leverantörer. Rätt läge med goda kommunikationsmöjligheter kan underlätta dagliga resor och affärsmöten. Välj en plats som är attraktiv för både nuvarande och potentiella anställda. Närhet till service, restauranger och fritidsaktiviteter kan och göra ert företag mer attraktivt.

Parkering

Tillräckligt med parkering för anställda och besökare kan vara viktigt för ditt företag. Analysera behovet och se över hur parkeringssituationen ser ut i anslutning till fastigheten och i närområdet. Nuförtiden så kan också elbilsladdare vara en efterfrågad funktion både hos anställda och för företags egna bilar.

Ljus

Tillräckligt med naturligt ljus kan förbättra medarbetarnas välbefinnande. En ljus och luftig arbetsmiljö kan öka både trivsel och produktivitet.

Buller och ljudnivå

Säkerställ från början att kontoret har hanterbara bullernivåer för en produktiv arbetsmiljö. Ljudisolering och tysta, avskilda sektioner kan vara en viktig faktor att överväga vid val av kontor.

Konkurrenter

Beroende på bransch kan det vara fördelaktigt eller skadligt att vara nära konkurrenter. Det är viktigt att överväga hur detta kan påverka ert företag strategiskt.

Image och varumärke

Kontorets läge bör spegla företagets varumärke och rykte. En centralt belägen lokal i ett prestigefyllt område kan stärka företagets image, medan ett trendigt område kan attrahera en yngre målgrupp. Det är viktigt att kontorets omgivning matchar den bild ni vill förmedla till både kunder och anställda.

Även inredning och utformning är faktorer som påverkas av image och varumärke. Just inredning och utformning kan utgöra en väsentlig del av kostnaden om större förändringar av kontoret skall till.

Storlek

Se till att utrymmet kan rymma både nuvarande personal och framtida tillväxt. Ett väl tilltaget kontor kan undvika framtida flyttar (som kan vara svåra att genomföra om man sitter fast i ett längre avtal) och ge utrymme för expansion.

Hur stort kontor man behöver beror på flera faktorer, inklusive arbetsuppgifterna eller bransch, kontorets layout och de anställdas behov. Många företag som arbetar i hybridlösningar har också andra typer av behov när personalen inte alltid är på plats. 

Här är några riktlinjer:

1. Enskilda kontorsrum: För en person bör kontorsrummet vara minst 8-10 kvadratmeter (kvm). Det ger tillräckligt med utrymme för skrivbord, stol, förvaring och att röra sig bekvämt.
2. Öppna kontorslandskap: För öppna kontorslandskap bör man räkna med cirka 15-20 kvm per arbetsplats. Detta inkluderar både arbetsytor och kommunikationsytor (som korridorer och gångar) samt gemensamma utrymmen som mötesrum, förråd och personalutrymmen. Totalt kan det vara lämpligt att räkna med cirka 25 kvm per arbetsplats​.
3. Aktivitetsbaserade kontor: I aktivitetsbaserade kontor, där arbetsplatserna inte är fasta utan olika arbetsområden finns för olika typer av uppgifter, kan ytan minskas något. Man kan klara sig med cirka 10-13 kvm per person om dessa miljöer är välplanerade och högkvalitativa​.

Planlösning

Olika företag har olika behov av planlösningar. Kanske har ni mycket möten på kontoret med klienter, något som kräver flera diskreta mötesrum. Eller arbetar ni i ett större team i öppet landskap. Hur man än jobbar så är det behovet som styr.

Anpassning

Som nämnts så kan anpassningar och förändringar av kontoret utgöra en stor kostnadspost. Avgör om utrymmet kan anpassas för att passa era behov. Möjligheten att göra ändringar kan vara avgörande för att skapa en optimal arbetsmiljö men kommer ofta med en direkt kostnad eller längre och dyrare avtal när hyresvärden står för kostnaden och denna läggs på hyran.

Pris

Överväg hyra, depositioner och dolda kostnader som underhåll (som hyresvärden normalt ska stå för), skatt eller el och vatten. Det är viktigt att ha en klar bild av den totala kostnaden för att undvika obehagliga överraskningar.

Hyresvillkor och avtal

Förstå alla klausuler, kontraktslängder, bindningstider och flexibiliteten i hyresavtalet. Ett flexibelt avtal kan ge er möjlighet att anpassa er efter framtida behov och förändringar. Ett avtal från organisationen Fastighetsägarna utgör ofta en bra grund för avtalet sett till innehåll och vad det bör täcka.

Flexibilitet

Tänk på möjligheten att anpassa och omkonfigurera kontorsutrymmet för att möta förändrade affärsbehov. Ett flexibelt kontor kan enkelt anpassas för att rymma fler anställda eller nya avdelningar, vilket kan vara avgörande för ett växande företag.

Förvaltning

Leta efter inkluderade eller exkluderade tjänster som underhåll, el och fastighetsskatt. Var medveten om vad som ingår och inte ingår.

Faciliteter och teknik

Notera vilka faciliteter som kontoret har eller inte har. Vilka behov har ni som företag? Duschar, gym, cykelgarage är exempel på faciliteter som kanske inte är standard med som många efterfrågar. Andra saker såsom städning, kaffe, blommor och skrivare/kopiatorer kan vara saker som ingår eller inte.

Därutöver kan tillförlitlig internetuppkoppling och nätverk, inklusive wifi, vara avgörande. Modern teknik säkerställer smidig verksamhet utan avbrott.

Gemenskap

Tänk på närvaron av andra företag och potentiella nätverksmöjligheter i kontorets omedelbar närhet. En dynamisk företagsmiljö kan skapa möjligheter för samarbete och affärsutveckling.

Säkerhet

Utvärdera säkerhetsåtgärderna på plats. Det är viktigt att kontoret är säkert för att skydda både personal och företagsinformation. Storleken på och vilken information ert företag hanterar dikterar också vilken nivå ni bör lägga ert säkerhetsarbete på.

Här är några viktiga punkter att tänka på beroende på ditt företag.

1. Tillträdeskontroll: Använd passerkort, biometriska system eller kodlås för att säkerställa att endast behöriga personer har tillgång till kontoret.
2. Besökshantering: Registrera och övervaka alla besökare genom ett digitalt besökssystem. Besökare bör alltid vara åtföljda av en anställd under sin vistelse.
3. Övervakningskameror: Installera kameror vid entréer, utgångar och andra kritiska områden för att övervaka och dokumentera aktivitet.
4. Larm: Installera inbrottslarm och brandlarm som är kopplade till en central övervakningstjänst ökar säkerheten vid intrång och brand.
5. Fysisk säkerhet: Använd säkra förvaringsskåp för känsliga dokument och utrustning.
6. Nödutgångar och brandsäkerhet: Se till att nödutgångar är tydligt markerade och hålls fria från hinder. Genomför regelbundna övningar och informera personalen om utrymningsvägar. Placera ut brandsläckare, brandfiltar och röklarm på strategiska platser och se till att alla anställda vet hur de ska användas. Flertalet av dessa frågor är reglerade i lag och man bör överväga om en tredje part ska säkerställa regeluppfyllnad.
7. Utbildning och medvetenhet: Genomför regelbundna utbildningar och säkerhetsövningar för att öka personalens medvetenhet om säkerhetsrutiner och hur de ska agera i nödsituationer.

Miljöpåverkan

Leta efter miljövänliga byggnader med hållbarhetscertifieringar. Att minska miljöpåverkan kan vara en viktig del ditt företags miljöarbete då byggnader är en stor källa till utsläpp. I Sverige finns det flera miljöcertifieringar som är erkända för kontor och andra byggnader. Några av de mest framträdande inkluderar:

1. Miljöbyggnad - En svensk certifiering som bedömer byggnader utifrån energi, inomhusmiljö och material. Denna certifiering är specifik för den svenska marknaden och används ofta för att visa på byggnadens hållbarhet.
2. BREEAM (Building Research Establishment Environmental Assessment Method) - En av de mest använda internationella certifieringarna som bedömer byggnadens hållbarhet på en rad olika områden som energi, hälsa, avfall och vatten.
3. LEED (Leadership in Energy and Environmental Design) - En annan global certifiering som fokuserar på byggnadens miljöprestanda genom hela livscykeln, från design och konstruktion till drift och underhåll.
4. Svanen - En nordisk miljömärkning som säkerställer att byggnader uppfyller stränga miljö- och klimatkrav. Svanen-certifieringen används för att främja hållbart byggande i Norden.

Sweden Green Building Council är Sveriges ledande medlemsorganisation för hållbart samhällsbyggande och bevakar utvecklingen kring byggnaders miljöpåverkan.

Ett ord om coworking

För företag där coworking är ett alternativ så kan man generellt säga att många av ovan punkter ingår - det kommer med coworking som koncept. Man betalar dock ett premium för detta. Vilket man sedan väljer är upp till ert företag, preferenser och behov.

Ta hjälp om det behövs

Hyresgästrepresentation eller “tenant representation” är ett koncept där en specialiserad fastighetsmäklare eller konsult arbetar på uppdrag av hyresgästen, snarare än hyresvärden, för att hitta och förhandla fram de bästa villkoren för en kommersiell hyresfastighet.

Tjänsten innebär att mäklaren tar hänsyn till hyresgästens specifika behov och mål, såsom budget, läge, utrymme och långsiktiga planer, och representerar hyresgästens intressen genom hela hyresprocessen. Genom att anlita en hyresgästrepresentant kan företag säkerställa att de får professionell rådgivning och stöd, vilket kan leda till mer fördelaktiga hyresvillkor och större chans att man väljer absolut rätt kontor.

Dweller erbjuder sin version av “Tenant representation” genom sin tjänst “Kontorshjälpen”. Läs mer om den här.