Så stort kontor behöver du – en komplett guide

Att planera rätt storlek på ditt kontor är mer än bara en fråga om kvadratmeter – det handlar om att skapa en arbetsmiljö som maximerar produktivitet, komfort och tillväxt. I denna guide hjälper vi dig att navigera genom de viktigaste faktorerna för att bestämma hur mycket utrymme ditt företag verkligen behöver.

Du får lära dig:

• Förstå hur företagets storlek och arbetsmodell påverkar behovet av yta
• Lär dig hur layout och möbler kan optimera ditt kontor.
• Se ett konkret exempel på hur du kan beräkna ditt företags kontorsyta

“Snittstorlek”

Låt oss börja med att definiera en snittstorlek på kontoret. Ofta är det den här siffran man utgår från, men som vi kommer se så kan den justera både upp och ner beroende på företag och behov.

I Sverige är det genomsnittliga kontorsutrymmet för ett kontor och per anställd vanligtvis mellan 10 och 15 kvadratmeter, beroende på bransch och arbetsuppgifter. I vissa branscher, som IT/teknik, där öppna kontorslandskap är vanliga, kan ytan per anställd vara något mindre. Å andra sidan kan advokatbyråer och finansbolag (av sekretesskäl) behöva mer utrymme för privata kontor och möten.

Personaltäthet: Låg, genomsnittlig och hög

När du planerar ditt nästa kontor är det viktigt att förstå hur tätheten per anställd påverkar arbetsmiljön och företagets behov. Den valda storleken beror på verksamhetens natur, de anställdas arbetsuppgifter och företagets kultur. Här är en översikt över hur låg, genomsnittlig och hög densitet, eller utrymme per anställd kan te sig:

Låg densitet: Låg densitet innebär mer utrymme per anställd, ofta över 20 kvm per person. Detta förekommer ofta i branscher där konfidentiella samtal är viktiga, såsom advokatbyråer och finansiella tjänster. I dessa miljöer finns det vanligtvis fler privata kontor och mötesrum.

Genomsnittlig densitet: Den mer genomsnittliga densiteten innebär 10-15 kvm per anställd och är vanligt i de flesta kontor. Denna storlek möjliggör en balans mellan öppna arbetsytor och privata rum, vilket passar för en blandning av samarbete och individuellt arbete.

Hög densitet: Hög densitet innebär mindre utrymme per anställd, ofta under 10 m² per person. Detta är vanligt i branscher där öppen kommunikation och samarbete är viktiga. Vanligen ser man det här när man talar om öppna kontor.

Hur man än väljer att arbeta så är det viktigt att analysera sitt egna företag för att förstå behovet av kvadratmeter:

• Vill du maximera utrymmet för varje anställd, eller vill du få in så många anställda som möjligt i utrymmet? 
• Föreställer du dig många individuella kontor, eller öppna ytor med kuber eller arbetsstationer?
• Behöver varje anställd ett eget skrivbord eller är delning möjligt?
• Hur många kommer att vara på kontoret deltid? Permanent?
• Hur många distansarbetare kommer du att ha?
• Vilken typ av utrymme behöver varje avdelning för att arbeta effektivt?
• Vad är det operativa mål som företaget vill uppnå med utrymmet?

Minst yta, maximalt antal anställda

Efter pandemin har hybridmodeller blivit vanligare, vilket innebär att anställda arbetar både på kontoret och hemifrån. 

Med hybridarbete kan företag ofta minska sitt kontorsbehov med upp till 20-40%, beroende på hur många dagar i veckan de anställda arbetar på distans. Detta gör det möjligt för företag att anpassa sina lokaler för att passa ett mindre, mer flexibelt team utan att kompromissa med arbetsflödet eller medarbetarnas produktivitet och bekvämligheter.

För företag som implementerar fullt/fritt distansarbete, med minimal fysisk närvaro på kontoret, kan behovet av kontorsutrymme minska med upp till 50%. Genom att använda hot desking, coworking- eller deskingsharing-lösningar kan man ytterligare optimera ytan, vilket innebär att en mindre kontorsyta behövs för att stödja samma antal anställda. Detta kan leda till betydande kostnadsbesparingar utan att påverka effektiviteten negativt.

Fler faktorer för rätt storlek

Men finns det flera faktorer som påverkar hur stort kontor du behöver? Självfallet. Vi tittar närmare.

Antal anställda 

För att planera kontorsytan effektivt, tänk på hur många anställda du har och vilken typ av arbete de utför. En startup med 10 anställda kan behöva mellan 100 och 150 kvadratmeter, medan ett företag med över 100 anställda kan behöva över 1 000 kvadratmeter beroende på verksamheten. Antal kvadratmeter behöver inte skala linjärt med antal anställda om serviceytor nyttja effektivt (ex. mötesrum).

Typ av företag

Branschspecifika krav kan påverka behovet. Teknikföretag, som ofta föredrar öppna ytor för samarbete, kan behöva 6-10 kvadratmeter per person, medan en advokatbyrå kan kräva upp till 20 kvadratmeter per anställd för att inkludera privata kontor.

Ljud, ljus och luft

Ljud, ljus och luft har stor inverkan på arbetsmiljön och kan påverka hur mycket utrymme du behöver. Buller kan kräva separata tysta zoner, vilket ökar behovet av avskilda rum och skrymmande avskärmning. Naturligt ljus är viktigt för både hälsa och produktivitet, och kontorets layout kan behöva anpassas för att maximera dagsljusinsläpp. God ventilation är också en del av en hälsosam arbetsmiljö, vilket kan kräva extra utrymme för att säkerställa luftkvaliteten. För små utrymmen ställer självfallet högre krav på ventilationen.

Framtida tillväxt

Planera för framtiden genom att överväga företagets tillväxtmål. Ett företag som förväntas växa snabbt bör hyra kontorsutrymme som är flexibelt och kan expanderas eller minskas efter behov. En tumregel är att planera för en ökning av ytan med 10-20% för att säkerställa att det finns tillräckligt med plats för nya anställda utan att behöva flytta till nya lokaler inom en snar framtid.

Maximera nyttjande med verktyg

Det här är speciellt viktigt för lite större företag där hyreskostnaden utgör en betydande del av av företagets kostnader och där effektiviseringar kan spara väsentliga summor pengar.

Att använda digitala verktyg för att analysera och optimera användningen av kontorsutrymmet, så kallad beläggningsmätning, kan vara avgörande för att maximera effektiviteten. Verktyg för arbetsplatsanalys, som sensorer för att mäta utnyttjandet av utrymmen, kan ge värdefulla insikter. Dessutom kan system för bokning av skrivbord och mötesrum bidra till att varje kvadratmeter används optimalt. Exempel på företag i Sverige som erbjuder den här typen av tjänster är Meetio, Timely, Spacewell och WeOffice.

Övriga utrymmen

Utöver ytan per person så kan dessa ge ett exempel på hur stor yta du söker utöver faktisk arbetsyta. För att hjälpa dig med planeringen kan du använda följande riktlinjer för storlek på vanliga kontorsutrymmen:

• Litet kök: Cirka 6-10 m², med plats för en liten diskbänk, kylskåp, mikrovågsugn och lite bänkyta.
• Litet mötesrum: 10-15 m², vilket passar för 4-6 personer.
• Stort mötesrum: 20-30 m², vilket passar för 10-12 personer och inkluderar utrustning för presentationer.
• Reception: 15-20 m², tillräckligt för en receptionsdisk, sittplatser för besökare och eventuellt en liten lounge.
• Chefsrum: 12-20 m², med ett skrivbord, förvaringsutrymme och eventuellt en liten sittgrupp för möten.

Kontorslayout och möbler

Kontorets layout och möblering spelar en stor roll i hur mycket utrymme som behövs. Ett öppet kontorslandskap kräver mindre yta per anställd än ett kontor med många privata rum. Möblernas storlek och typ påverkar också; till exempel kräver stora skrivbord och förvaringsenheter mer plats. Flexibla möbler, som justerbara skrivbord och stapelbara stolar, kan maximera utnyttjandet av utrymmet.

En effektiv layout innebär att man använder utrymmet så bra som möjligt, genom att placera mötesrum centralt och arbetsstationer längs fönster för att maximera naturligt ljus. Att ha öppna ytor för samarbete och privata rum för fokuserat arbete kan minska behovet av extra yta.

Möbler som kan anpassas till olika arbetsuppgifter, som höj- och sänkbara skrivbord, kan minska behovet av extra arbetsstationer. Att välja kompakta, men funktionella möbler kan också frigöra utrymme och möjliggöra en högre densitet utan att kompromissa med komforten.

Exempel: Hur mycket kontorsyta behöver ett företag?

Låt oss använda ett fiktivt företag, “Tech Innovators AB”, som exempel för att illustrera hur man kan beräkna hur mycket kontorsyta som behövs.

Avslutning

Att hitta rätt storlek på ditt kontor kräver en balans mellan att uppfylla dina nuvarande behov och att planera för framtiden. Genom att använda rätt verktyg och fokusera på flexibilitet kan du skapa en arbetsmiljö som både är kostnadseffektiv och trivsam. För ytterligare råd kan du överväga att konsultera experter inom kontorsutformning eller använda myndigheters riktlinjer för arbetsmiljö.